El retail colombiano tiene un calendario que no se parece al de ningún otro mercado. La fecha más grande del año no es Navidad: es el Día de la Madre, en mayo. A los niños se les celebra el último sábado de abril. Los enamorados intercambian regalos en Amor y Amistad, el tercer sábado de septiembre, no en febrero. Hay tres días sin IVA que el Gobierno designa anualmente, un Black Friday en noviembre y una prima navideña que llega a los hogares en la primera quincena de diciembre y dispara el consumo de fin de año. En enero y febrero, la vuelta al cole mueve útiles, morrales y manualidades. Quien importa artículos de temporada desde China —con 30 a 60 días de producción y 23 a 38 días de travesía marítima— no puede darse el lujo de “pedir cuando se acuerda”. El que llega tarde no compite: remata.
El caso es el de una empresa de Villavicencio, capital del Meta y puerta comercial de los Llanos Orientales, una ciudad cuyo consumo crece al ritmo del petróleo, la agroindustria y la ganadería. El cliente importa y distribuye artículos de temporada, novedades y regalos: decoración, bisutería, juguetes de temporada, pequeños electrodomésticos de regalo, manualidades y novedades para el hogar, que vende a almacenes de cadena regionales, papelerías y tiendas independientes de la Orinoquía. Durante años compró “a pulso”: cuando veía que la temporada se acercaba, cotizaba, pedía y esperaba. El resultado fue que en dos eventos seguidos —el Día de la Madre y un día sin IVA— la mercancía llegó cuando la ventana ya se había cerrado: góndolas vacías en la fiesta y remates del 30 al 50 % semanas después. Hoy trabaja con BOSS International Supply Chain —casa matriz en Guangzhou y filial propia en Bogotá—, un operador de industria y comercio integrados que actúa como optimizador de cadenas de suministro, con agente de compras, consolidación en almacén propio en Guangzhou, FCL, LCL y aéreo, y despacho puerta a puerta con doble despacho aduanero (bosslogistics.com).
Las fechas que mandan la compra (y lo que se vende en cada una)
- Día del Niño (último sábado de abril): juguetes, peluches, disfraces, artículos de estimulación, bicicletas pequeñas y dulcería;
- Día de la Madre (mayo): la cumbre del año —bisutería, belleza y cuidado personal, pequeños electrodomésticos, lencería, marroquinería, flores artificiales y sets de regalo;
- Días sin IVA (tres fechas anuales anunciadas por el Gobierno): electrodomésticos, pequeños aparatos, tecnología y artículos de hogar, dentro de las categorías y techos de precio que se publican para cada año;
- Amor y Amistad (tercer sábado de septiembre): detalles, bisutería, peluches, tarjetería, cajas de regalo y novedades para parejas y amigos;
- Black Friday (noviembre): tecnología, hogar, juguetes y todo lo que sirve como regalo adelantado;
- Navidad y prima navideña (diciembre): decoración, juguetes, sets de regalo, luminarias y canastas; la prima de la primera quincena adelanta las compras respecto a otros mercados;
- Vuelta al cole (enero-febrero): útiles, morrales, loncheras, papelería y manualidades.
La cuenta regresiva: producción, Año Nuevo chino, mar y aduana
Una vez definida la fecha de venta, se resta hacia atrás: la mercancía debe estar en tienda dos o tres semanas antes; hay que sumar el desaduanaje y el transporte interno hasta Villavicencio, que llega por Buenaventura, en el Pacífico, con tránsito típico de 23 a 28 días, o por Cartagena, en el Caribe, con 30 a 38 días; más la producción en fábrica, que toma entre 30 y 60 días según el producto; más la consolidación y la reserva de cupo. La regla práctica del cliente hoy es esta:
表格
| Fecha comercial | En tienda | Buque zarpando de China | Pedido colocado en fábrica |
|---|---|---|---|
| Día del Niño (abril) | principios de abril | finales de enero | noviembre |
| Día de la Madre (mayo) | mediados de abril | antes del inicio de febrero | finales de noviembre |
| Amor y Amistad (septiembre) | finales de agosto | mediados de julio | mayo |
| Black Friday (noviembre) | primeras de noviembre | septiembre | julio |
| Navidad y prima (diciembre) | finales de noviembre | octubre | agosto |
| Vuelta al cole (enero-febrero) | finales de diciembre | noviembre | septiembre-octubre |
El ejemplo más delicado es el Día de la Madre: para vender en mayo, el contenedor o consolidado debe zarpar de China a más tardar a principios de febrero, lo que significa que la producción tiene que quedar lista justo en las semanas del Año Nuevo chino, cuando las fábricas paran. Por eso el pedido se coloca a finales de noviembre: se produce en diciembre y la primera quincena de enero, y se embarca en cuanto las plantas retoman.
Los días sin IVA: una oportunidad que se anuncia tarde y se gana temprano
Los tres días sin IVA son distintos a una festividad: el Gobierno anuncia las fechas, las categorías elegidas y los techos de precio por producto cada año, y la demanda se concentra en pocas horas de tráfico intenso. No hay forma de “reaccionar”: si el electrodoméstico o el aparato no está en la bodega del almacén la semana previa, la fecha pasa y no se repite. El enfoque del cliente es tratar cada día sin IVA como un mini evento: en cuanto se publica el calendario, se revisan las categorías, se compara con el inventario proyectado y se lanza un consolidado o un FCL de refuerzo calculando unos 90 días hacia atrás. En productos de alto valor como pequeños electrodomésticos, además, el ahorro del IVA del 19 % es precisamente el gancho de venta: quedarse sin stock es regalarle el cliente a la competencia.
El choque con el Año Nuevo chino
El Año Nuevo chino cae entre finales de enero y mediados de febrero, y entre el cierre de plantas, las vacaciones de los trabajadores y la reactivación lenta se pierden fácil tres o cuatro semanas. Justo ese hueco coincide con la ventana de producción para el Día del Niño y el Día de la Madre, las dos fechas de abril y mayo. La solución no es pedir más tarde, sino pedir antes: con las órdenes confirmadas y los anticipos girados antes de que las fábricas cierren, para entrar en la cola de producción de diciembre. El agente de compras en Guangzhou negocia además fechas de entrega al almacén propio antes del cierre festivo y reserva el cupo marítimo con las navieras con las que BOSS trabaja de forma directa —ONE, CMA CGM, COSCO, Maersk y MSC—.
Marítimo como base, aéreo como red de seguridad
El esquema del cliente es mixto: el grueso viaja por mar en FCL o LCL según el volumen de cada fecha, y el aéreo hacia el aeropuerto El Dorado de Bogotá, con conexión a Villavicencio, queda reservado para dos situaciones: una referencia estrella que se agota más rápido de lo proyectado, o un retraso de producción que ponga en riesgo una fecha. El flete aéreo cuesta varias veces el marítimo, pero contra una ventana perdida sale barato: en dos años de planeación, el cliente solo ha necesitado dos refuerzos aéreos, contra los envíos de emergencia constantes de su época de compras improvisadas. La filial en Bogotá atiende además la nacionalización ante la DIAN, de modo que la carga llega a la bodega llanera con sus tributos —arancel NMF más IVA del 19 %, pues China y Colombia no tienen TLC— y sus documentos completos.
Resultados
- En el primer año de planificación, el Día de la Madre se cubrió con un FCL y un LCL de refuerzo embarcados a tiempo: la tasa de venta en ventana (sell-through) de las referencias de temporada pasó de un rango de 40 a 45 % en los años de llegadas tardías a 78 % , y las mermas por remate posterior cayeron más de un 70 %;
- En los días sin IVA, el cliente llegó con inventario completo en las dos fechas de mayor volumen; en el año anterior, la mercancía del segundo día ingresó al país justo después de la fecha y tuvo que venderse sin el gancho tributario, con una pérdida de margen estimada en unos USD 12.000 entre esa fecha y el Día de la Madre atrasado;
- Las compras pasaron de reaccionar a las fechas a un calendario anual de siete eventos, con pedidos colocados con tres a seis meses de antelación;
- El capital de trabajo dejó de inmovilizarse en mercancía de temporada que llegaba fuera de fecha y se destinó a sumar referencias nuevas para cada evento.
La lección del cliente llanero es simple: en comercio estacional, el flete no es el costo que mata; lo que mata es llegar cuando la fiesta ya acabó. Planificar la producción y el embarque sobre el calendario comercial colombiano —con agente de compras, almacén propio en Guangzhou y la filial en Bogotá atendiendo la DIAN— es exactamente el trabajo de un optimizador de cadenas de suministro con industria y comercio integrados.